Too Cozy by Half / Trop de complaisance

(français ci-dessous)

A couple of recent decisions by the municipal council of North Hatley raise questions about how such decisions are arrived at, potential conflicts of interest, and transparency in decision making at the municipal level, in North Hatley in particular, and in Québec in general. This last issue has been recently raised for Québec as a whole by some forty sitting and former municipal councillors from across Québec. They ask that, for reasons of increased transparency, working meetings of municipal councils be open to the public (as they are, for example, by law, in Ontario) (See: http://fanhca.org/2020/09/26/la-transparence-en-politique-municipale-nous-pouvons-faire-mieux-transparency-in-municipal-politics-we-can-do-better/.) In the past, a number of residents of North Hatley have asked for this but have always been rebuffed.

Two recent decisions by the municipal council of North Hatley again raise such questions. Because of the lack of transparency as to how the decisions were arrived at, and the holding of discussions in camera, the municipality, to escape even the appearance of a conflict of interest, should avoid any commercial dealings with the employers, partners, or relatives of members of the municipal council, or with the councillors themselves.

Decision 1: After purchasing two Ford 250 trucks at the Ford Yargeau Acton Vale dealership, council members voted at the June 2020 meeting to pay for extended warranties for the trucks, at a cost of $8433,41 each (later the coverage was reduced, leading to a reduction in the amounts to $7168,69 for each truck). The extended warranties were bought at the Ford dealership in Sherbrooke (Val d’Estrie), where, if I am not mistaken, the mayor is employed. There is no record in the minutes of the meeting of the mayor withdrawing at any point, and, of course, residents do not know what justifications for the purchases were discussed at the working meeting.

Decision 2: At the September 2020 meeting of the municipal council it was decided to reverse an earlier decision by Council, passed only two months previously (see resolution 2020-07-06.10), and award the partner of one of the councillors a contract to provide training for the newly-hired building inspector for North Hatley. One councillor (two were absent from the meeting, and one withdrew) voted against the decision to re-award the contract, considering a conflict of interest existed. Two councillors and the mayor voted for the decision. 

An additional problem in this second case is that the person hired to provide the training is himself a member of the Planning and Heritage Committee (CCUP), a committee the building inspector advises on a regular basis. My thirteen years on this committee, from which I have now resigned, have made clear to me that it is vitally important that the committee remain independent of Council and of the municipal administration. Through this decision, however, this independence is being weakened, since a member of the committee who is there as a resident will be training a municipal officer, who, in the future, will be advising the CCUP, of which the trainer will once again be a member. This confusion of roles — as resident and as contractual employee of the municipality — remains present despite the person to whom the contract has been awarded agreeing to step down temporarily from the committee.

This is not the first time — nor, unfortunately, probably not the last — that the basic considerations surrounding the clear avoidance of conflicts of interest have not received the attention they deserve from members of our town council. And, of course, residents have no direct knowledge of how decisions are being arrived at, since working meetings are held in camera. 

We, the taxpayers of North Hatley, can hope for, and expect, better — much better.

– Paul St-Pierre

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Quelques décisions récentes du conseil municipal de North Hatley soulèvent des questions concernant la manière que de telles décisions sont prises, les conflits d’intérêts potentiels, et la transparence du processus décisionnel au niveau municipal, à North Hatley en particulier, et au Québec en général. Cette dernière question a été soulevée récemment pour l’ensemble du Québec par une quarantaine de conseillers municipaux à travers le Québec. Ils demandent que, pour des raisons de transparence accrue, les réunions de travail des conseils municipaux soient publiques (comme elles le sont en Ontario) (Voir: http://fanhca.org/2020/09/26/la-transparence-en-politique-municipale-nous-pouvons-faire-mieux-transparency-in-municipal-politics-we-can-do-better/ ). Par le passé, un certain nombre de résidents de North Hatley ont demandé que les réunions de travail soient ouvertes au public, mais ces demandes ont toujours été rejetées.

Deux décisions récentes du conseil municipal de North Hatley rendent ces questions d’actualité encore une fois. L’opacité du processus de prise de décision et la décision d’exclure le public des réunions de travail font que la municipalité, pour éviter même l’apparence d’un conflit d’intérêt, ne devrait pas entrer dans des transactions commerciales avec les employeurs, les partenaires, ou les relations d’un membre du conseil municipal ou avec les conseillers eux-mêmes. 

Décision 1: Après avoir acheté deux camions Ford 250 chez le concessionnaire Ford Yargeau Acton Vale, les membres du conseil ont convenu lors de la réunion de juin 2020 de payer les factures de garanties prolongées pour les camions, au coût de 8433,41 $ chacun (plus tard, avec une réduction de la couverture, les montants ont été réduits à 7168,69 $ pour chaque camion), achetées chez le concessionnaire Ford de Sherbrooke (Val d’Estrie), où, si je ne me trompe, le maire est employé. Il n’y a pas de mention dans le procès-verbal de la réunion du retrait du maire à aucun moment et, bien entendu, les résidents ne savent rien de ce qui a été discuté lors de la réunion de travail.

Décision 2: À la réunion de septembre 2020 du conseil municipal, on a décidé d’annuler une décision antérieure du conseil, qu’il venait juste d’adopter en juillet 2020 (voir résolution 2020-07-06.10), et d’embaucher le partenaire d’un des conseillers pour assurer la formation de l’inspecteur en bâtiment nouvellement embauché par la municipalité. Il est à noter qu’une conseillère (deux conseillers étaient absents de la réunion, et un conseiller s’est retiré lors de la discussion et du vote) a voté contre cette décision de ré-attribuer le contrat, considérant qu’il existait bel et bien dans ce cas un conflit d’intérêts.

Cette décision comporte un problème additionnel. La personne embauchée pour encadrer l’inspecteur est elle-même membre du Comité de l’urbanisme et du patrimoine (CCUP), comité que l’inspecteur en bâtiment conseille régulièrement. Mes treize années d’expérience comme membre de ce comité (duquel j’ai démissionné dernièrement) m’ont démontré qu’il est extrêmement important que le comité garde son indépendance par rapport au Conseil et à l’administration municipale. Par cette décision, par contre, l’indépendance du comité est mise en question, puisqu’un membre du comité nommé en tant que résident donnera une formation à un officier municipal, qui, à l’avenir, conseillera le CCUP, dont l’encadreur sera redevenu membre. La confusion des rôles (résident/administration municipale) demeurera même si la personne à qui le contrat d’encadrement a été accordé a accepté de se retirer temporairement du comité.

Ce n’est certes pas la première fois — ni, malheureusement, probablement pas la dernière —que les considérations fondamentales entourant la prévention des conflits d’intérêts n’ont pas reçu l’attention qu’elles méritaient de la part des membres de notre conseil municipal. Et, bien entendu, jusqu’à présent les résidents de la municipalité ne peuvent avoir aucune connaissance directe de comment les décisions sont prises lors des réunions de travail. 

Nous, les contribuables de North Hatley, pouvons espérer mieux — beaucoup mieux.

– Paul St-Pierre